De basis op orde
U wordt geconfronteerd met een veelheid aan verplichtingen en loketten. Dit terwijl u ‘gewoon’ lekker wil samenwerken met uw team en wil bouwen aan een gezonde toekomst van uw bedrijf. Helaas gaat het in de samenwerking nog wel eens mis. Miscommunicatie als gevolg van onbekendheid met uw missie en visie op het bedrijf en hoe jullie daarin met elkaar omgaan. Steeds meer ondernemers kiezen er daarom voor een zgn. ‘Cultuurbladzijde’ als onderdeel van het Huishoudelijk Reglement, met daarin de omgangsvormen. We doen hieronder twee voorzetten voor inspiratie.
Voorzet 1
Onze bedrijfscultuur kenmerkt zich door:
- De directe vorm waarmee wij elkaar aanspreken
- We praten met elkaar, niet over elkaar
- Kritiek op iemands doen of nalaten spreken we uit, maar altijd opbouwend
- We luisteren naar elkaar, nemen elkaar serieus en vragen door om elkaar te begrijpen
- We zoeken naar wat wel kan en naar gedeelde oplossingen
- Ongewenst, grensoverschrijdend gedrag en misstanden (kunnen) worden gemeld bij [vertrouwenspersoon/…], worden tijdig en serieus beoordeeld en er volgt altijd een terugkoppeling aan betrokkenen. Meer daarover lees je in [huishoudelijk reglement/…]
- Wees je bewust van je eigen positie en neem je verantwoordelijkheid: een positieve bedrijfscultuur creëren we samen. Je kunt jezelf twee vragen stellen: 1) Wat zou mijn moeder zeggen als ik me zo zou gedragen? 2) Wat zou ik tegen mijn kind zeggen?
- We bespreken [frequentie] met elkaar en sturen samen bij waar nodig. Wees je bewust dat in onze branche en in ons bedrijf voortdurend nieuwe medewerkers komen. Het helpt ons allemaal wanneer je ‘de nieuwe’ bekend maakt met onze gedeelde normen en waarden.
Voorzet 2
Wellicht iets minder “correct”, maar juist wat meer ruimte scheppend:
Je collega’s zijn veelal jongeren met een bijbaantje hier. Zij mixen idealisme met een beperkte focus en grote flexibiliteit. Niet altijd wordt goed nagedacht voordat wordt gehandeld. Wij zijn ons hiervan bewust en wij ondersteunen onze kleine gemeenschap met dit huishoudelijk reglement met daarin een aantal basisregels en procedures om conflicten op te lossen. Pas wanneer die niet meer worden gevolgd, worden grenzen overschreden. Onze cultuur is daarmee een van relatieve vrijheid met een aantal heldere regels, die iedereen geacht wordt te kennen en respecteren.
Modellen
Ten behoeve van de invoering van de klachtenstructuur in uw bedrijf zijn de volgende documenten en functionarissen beschikbaar op www.vakcentrum.nl:
- Voorzet Cultuurbladzijde
(zie hierboven) - Model Huishoudelijk reglement
- Model Klachtenreglement
- Verdieping: Expertisedossier/ Model Klokkenluidersregeling
Het begint bij heldere afspraken in het Huishoudelijk reglement. Hoe en waar kan een medewerker zich melden als hij of zij ongewenst gedrag meemaakt of een misstand signaleert? Welke mogelijkheden zijn er om het ongewenste gedrag te doen ophouden? Welk protocol wordt gebruikt om te komen tot een goed onderzoek en een passende oplossing of sanctie? U kunt als onderdeel van uw personeelsbeleid een Huishoudelijk reglement invoeren. Het verdient aanbeveling om dat regelmatig met de medewerkers te bespreken. Werkgeversorganisatie Vakcentrum stelde een model op voor werkgevers, waaraan het klachtenreglement kan worden toegevoegd. Het model klachtenreglement gaat in op situaties die zowel misstanden als ongewenst gedrag betreffen.
